Vsebina
- Nastavite pričakovanja
- Obvladovanje pričakovanj
- Povečanje komunikacije
- Brez napak, brez stresa - vaš korak za korakom vodnik za ustvarjanje programske opreme, ki spreminja življenje, ne da bi vam uničila življenje
- Soočanje s stisko
- Ključ do gladkega upravljanja projektov
Odvzem:
Največje vprašanje, s katerim se srečujejo številni IT-oddelki, ni tehnična - njegova osebna.
Eno največjih netehničnih vprašanj, ki zadeva večino IT oddelkov podjetja, je tudi enostavno upravljanje. Ko govorimo o končnih uporabnikih, morajo biti vsi na isti strani in vedeti, kaj je mogoče storiti - in kdaj. In tu je ključno: upravljanje pričakovanj končnih uporabnikov. Sliši se preprosto, a to lahko ponavadi olajša stvari pri ravnanju z ljudmi, ki vsakodnevno uporabljajo nabor aplikacij.
Oddelki za IT, ki ne uspejo pri tej eni stvari, lahko resnično trpijo, saj težave povzročajo ogorčenje do oddelka. Zaradi tega so projekti težji za vse. (Za več nasvetov o podpori glejte 10 nasvetov za zagotavljanje boljše informacijske podpore.)
Nastavite pričakovanja
Če ste nekaj časa delali v IT, lahko verjetno razmišljate o projektih, vozovnicah in uvedbah, pri katerih IT-oddelek kriv za projekt, če vozovnica ali uvedba zamuja, ne pa tisto, kar je bilo zahtevano na začetku, ali samo navaden ni dovolj dober. Ko se pričakovanja skupnosti končnih uporabnikov (EUC) ne ujemajo s konceptom resničnosti - ali pa so celo le malo zamaknjeni - je njihova kritika lahko nezaželeno odvračanje.
Tudi preproste stvari, kot je nov uporabniški račun, lahko povzročijo trenje med oddelki - ali celo veliko medvladno mero. Najboljši način, da se temu izognete, je ustvariti realna pričakovanja in jih vsakič izpolniti. To pomeni, da mora IT povedati osebju, kako dolgo bo trajal projekt in kaj lahko pričakujejo, ko bo končan. Ne glede na to, ali gre za pisarno s petimi osebami ali večnacionalni konglomerat, obvestite tiste, ki bodo uporabljali vire IT, kaj lahko IT oddelek počne in česa ne more. V večini primerov vprašanja ne izvirajo iz tega, kaj IT dosega, ampak iz tega, kar drugi zaposleni menijo, da bi to morali storiti. Oddelki, ki se lahko izognejo takšnemu prekinitvi povezave, bodo šli daleč v smeri izogibanja sindromu "krivde IT".
Obvladovanje pričakovanj
Eden najboljših načinov za začetek upravljanja pričakovanj skupnosti končnih uporabnikov je izvajanje politike zagotavljanja sporazumov na ravni storitev (SLA) za vse storitve. Veliko ljudi s tehničnih področij povezuje SLA-e z zunanjimi prodajalci, vendar se lahko ta miselnost uporablja tudi za notranje stranke - in tudi mora biti. To bo končnim uporabnikom zagotovilo okvir, kaj lahko pričakujejo pri zahtevi storitev, in vse, če ne na isti strani, obdrži vsaj v istem poglavju.
Večina programskih paketov s težavami za vozovnice ima module za nastavitev SLA-jev. Če slučajno že imate SLA za vaše notranje stranke, čestitke, je vaš oddelek že na pravi poti.
Povečanje komunikacije
Zdaj, ko ste postavili temelje, morate nadaljevati komunikacijo. Za dolgoročne projekte in kratke je še vedno nujno, da se vse stranke ohranijo v zanki glede napredka in zastojev. Pričakovanja lahko postanejo srčna in v vsakem primeru srečna, če ste bili morda na začetku projekta, če boste zamudili časovnico, ki ste jo postavili, se lahko stvari hitro poslabšajo. Zelo malo stvari bo uničilo dobro voljo, ki ga je IT dosegel hitreje kot napačno komuniciranje in padli roki.
Oh, in če zamudite rok, bolje jasno sporočite hiter in razumen razlog za zamudo. Če bo komunikacijska linija odprta, se boste izognili raztrganju perja in zagotovili, da se bodo vsi bolje počutili, kako se izvaja projekt. Če vaši končni uporabniki ne slišijo od vas, lahko domnevajo, da je vse v redu. Če se to ne izkaže, jim boste na velik način spodleteli, če niste izpolnili njihovih pričakovanj.
Brez napak, brez stresa - vaš korak za korakom vodnik za ustvarjanje programske opreme, ki spreminja življenje, ne da bi vam uničila življenje
Ne morete izboljšati svojih programskih sposobnosti, če nikogar ne skrbi za kakovost programske opreme.
Soočanje s stisko
Ko dosežete harmonijo s svojo skupnostjo končnih uporabnikov in vsi sodelujejo skupaj, boste morda pomislili, da ste dosegli nirvano na delovnem mestu. Ne tako hitro. Nenadoma strežnik ali (vstavite ustrezen izpad tukaj) doživi nekakšno katastrofalno odpoved in imate kritičen sistem za misijo. To je še ena priložnost za upravljanje pričakovanj končnih uporabnikov, da zmanjšate odvračanje pozornosti in tako hitro odpravite izpad ter brez dodatnih težav.
Če tega ne storite, vas bodo preplavila poročila o izpadih in neizogibno "Kako dolgo ne bo več?" vprašanja. To bo le uspelo razžariti plamene frustracije.
Tukaj je, kaj storiti: Ko pride do izpada, morate imeti več kot en način, kako izpustiti besedo. Tudi to bi moralo biti dosledno in pošteno. Če torej trdite, da bo izpad rešen v dveh urah, bodo končni uporabniki pričakovali, da se bo končal v tem časovnem okviru. To pomeni, da bi se morali izogibati optimističnim ocenam, da bi ljudi osrečevali. Če težava zdaj prizadene vaše končne uporabnike, določite to kot prednostno nalogo. Ko je izpad pravočasno odpravljen, se lahko vi in vaša ekipa vrnete na svoje načrtovane programe.
Ključ do gladkega upravljanja projektov
Slaba kri se pogosto razvije proti oddelkom - in posledično znotraj njih. To je najpogosteje, kadar oddelek za informacijsko tehnologijo in njegovi končni uporabniki ne komunicirajo in kadar IT oddelek ne upravlja in ne izpolnjuje teh pričakovanj. Vodja projektov IT, ki zna obvladati umetnost postavljanja in izpolnjevanja pričakovanj, ne bo moral skrbeti, da bi se trudil, da bodo končni uporabniki zadovoljni - to bo seveda. (Želite se povzpeti na karierno lestvico IT? Preberite, kako postati direktor IT: Nasveti z vrha.)